Гостинице могут понадобиться полные юридические имена и данные брони, но знакомой группе обычно нужно гораздо меньше. Стройте рабочий список вокруг заезда, а не всех данных, которые можно собрать.
Используйте минимальный набор полей
Обычно достаточно отображаемого имени, необязательной группы, названия комнаты, вместимости и короткой заметки о кроватях. Дату заезда указывайте один раз для всего плана.
Имена должны быть узнаваемыми, а не чувствительными
Используйте имена, прозвища или понятные группе обозначения. Название семьи или команды различит тёзок без телефонов и документов.
Считайте вместимость правилом
Комната должна показывать число назначенных людей и мест. Нельзя превышать вместимость или уменьшать её, пока лишние гости не переселены.
Поддерживайте один источник правды
Общий актуальный просмотр безопаснее файлов «финал», «финал-2» и «точно-финал». Обновляйте один план и направляйте всех к нему.
Показывайте аудитории только необходимое
Гостевой просмотр должен быть неизменяемым и не содержать контактов, медицинских сведений, оплат, паспортов или кодов доступа.