Un collectif de designers réserve une petite maison au bord d’un lac pour le week-end. Deux organisateurs connaissent le logement, tandis que tous les participants ont besoin d’une vue simple pour leur arrivée.
Le plan couvre une maison et un week-end
La responsable nomme le plan « Retraite au bord du lac » et indique le vendredi comme date d’arrivée. Les transports, les repas et le programme des ateliers restent dans d’autres outils.
Les noms sont collés en une seule fois
L’organisatrice colle dix-huit prénoms, puis ajoute une étiquette de groupe uniquement aux trois noms identiques ou ambigus. Aucune adresse e-mail n’est collectée.
Six chambres offrent dix-huit places réelles
Deux chambres doubles, trois chambres triples et un dortoir de cinq places totalisent exactement dix-huit couchages. La description des lits aide les couples et les personnes au sommeil léger à discuter des choix.
La liste des personnes sans chambre tombe à zéro
Les organisateurs remplissent d’abord les petites chambres et suivent l’indicateur de capacité au fur et à mesure. Le déplacement d’un invité efface automatiquement son attribution précédente.
Les invités reçoivent un seul plan en lecture seule
Le lien de consultation figure dans le dernier message logistique. Une annulation le jeudi est traitée dans le plan des organisateurs, et le même lien affiche aussitôt la mise à jour aux invités.