La répartition se complique lorsque les noms sont dans les messages, les détails des chambres dans un e-mail de réservation et la décision finale dans le tableur d’une seule personne. Réunissez ces trois éléments dans un plan simple.
Commencez par les participants confirmés
Utilisez un nom facilement reconnaissable pour chaque personne. Laissez les participants incertains hors du plan actif ou signalez-les clairement dans une note de travail séparée. Les homonymes existent : ajoutez une courte étiquette de famille ou de groupe lorsque deux personnes risquent d’être confondues.
Notez la capacité réelle avant les préférences
Listez chaque chambre utilisable et le nombre de personnes qu’elle peut réellement accueillir. Ajoutez une courte description des lits lorsqu’elle influence le choix, par exemple « un lit double » ou « deux lits simples ». Ne contournez jamais un dépassement de capacité en cachant la personne supplémentaire dans une note.
Gardez les personnes sans chambre bien visibles
Remplissez les chambres tout en gardant la liste des personnes non attribuées à côté. Les oublis deviennent évidents et une liste bien ordonnée ne peut pas masquer quelqu’un sans lit.
Effectuez les changements dans un seul plan à jour
En cas d’annulation ou de changement de chambre, mettez d’abord la répartition à jour, puis prévenez les personnes concernées. Évitez les captures d’écran qui deviennent aussitôt obsolètes.